Feladatalapú szervezetátvilágítás

A CONSACT saját munkatársainak és külső szakértők közreműködésével az elmúlt években kialakított, s a gyakorlatban (több minisztériumban és más szerveknél) bevált módszertan alapján vesz részt közigazgatási szervek ún. feladatalapú átvilágításában. 

 Az együttműködés célja a hatékony és racionális, a szervezeti célokhoz és feladatokhoz igazodó belső szervezeti és működési rend kialakítása, valamint az optimális létszámgazdálkodás megalapozása.

A feladatalapú szervezet-átvilágítás sikeres együttműködést tesz lehetővé partnereink és a CONSACT között annak érdekében, hogy

  • meghatározhatók legyenek az adott közigazgatási szerv által ellátandó feladatok, megkülönböztetve azok típusait és jellegét;
  • a feladatkör és az ehhez igazodó szervezeti rend egységessé és tiszta profilúvá váljon;
  • meghatározható legyen az ennek megfelelő feladattelepítés (kiszervezés, feladat-átadás);
  • a feladatok ellátása szempontjából optimális foglalkoztatási viszonyok legyenek kialakíthatók;
  • a jövőben is ellátandó feladatok hatékony ellátásához igazodó szervezeti rendben működő és személyzeti erőforrásokkal gazdálkodó közigazgatási szerv jöjjön létre.

Az átvilágítás főbb munkafolyamatai az alábbiak:

Helyzetfelmérés

  • A helyzetfelmérés során a CONSACT és a partnerszervezet képviselői közösen meghatározzák az elérendő részletes célokat és elvárásokat. Felállításra kerül a projekt szervezete.

A helyzetfelmérés célja az, hogy

  • azonosíthatók legyenek azok a hazai, illetve európai uniós jogszabályok és szakmai normák illetve belső döntések, amelyekből a közigazgatási szerv számára ellátandó feladatok következnek;
  • megismerhetők legyenek a közigazgatási szerv szervezeti rendje és működési mechanizmusai, illetve a feladatellátás különböző formái;
  • felmérésre kerüljenek személyzeti erőforrásai;
  • meghatározásra kerüljenek jelenlegi ügymenetei, vezetési, szakmai és belső funkcionális munkafolyamatai;
  • megállapíthatók legyenek működés erősségei és gyengeségei.

Elemzés, az adatok feldolgozása

E szakasz folyamán meghatározásra kerül a közigazgatási szerv által ellátandó azon feladat- és hatáskör-kataszter, amelynek ellátása a jövőben is szükséges.

A feladatkörök értékelése alapján megvizsgáljuk, hogy mely egyéb feladatokat lehetne hatékonyabban ellátni a korábbiakhoz képest más formában, s meghatározásra kerülnek a megmaradó feladatok ellátásához szükséges humán-erőforrások, különös tekintettel a megkívánt képzettségi és képességi feltételekre, valamint  adott esetben  az ezek eléréséhez szükséges képzési feladatokra.

Az elemzési fázis tartalma az is, hogy azonosíthatók legyenek a feladatellátás optimális szervezeti és működési formáit annak érdekében, hogy a közigazgatási szerv struktúrája a rendeltetésének, funkcióinak megfelelő feladatcsoportok hatékony végrehajtásának követelményeihez igazodjon. Ennek részeként  a helyzetfelmérési fázis eredményeinek megfelelően  hatékonysági szempontból elemzésre kerülnek az ún. fő-, menedzsment- illetve támogató folyamatok (szaknyelven szólva a szakmai, vezetési illetőleg funkcionális ügymenetek).

Javaslattétel, összefoglaló jelentés készítése

A helyzetfelmérés, valamint az annak során összegyűjtött és rendszerezett információk alapján elvégzett elemzés és adatfeldolgozás elsődleges célja az, hogy a munka céljainak eléréséhez szükséges fejlesztési javaslatokat lehessen kidolgozni.

Ebben a munkafázisban kerül sor a munka összegzésére egy Összefoglaló jelentés formájában, amelynek főbb tartalmi elemei a következők:

  • a helyzetfelmérés legfontosabb eredményei;
  • a megállapított szervezeti és működési erősségek, illetve gyengeségek, a fejlesztendő területek azonosítása;
  • fejlesztési javaslatok.

A CONSACT igény esetén részt vesz a feladatalapú szervezet-átvilágítás eredményeként kidolgozott feladatok, átalakítások végrehajtásában, s szakértői közreműködést nyújt a programhoz kapcsolódó egyéb (pl. képzési, teljesítményértékelési) feladatok végrehajtásához.